Teknologi- og digitalisering er mye mer enn bits og bytes og handler faktisk minst av alt om TEKNOLOGI
Jeg har tidligere diskutert viktigheten av både digitalisering og sist men ikke minst teknologi.
Det kan virke som om noen tror at digitalisering handler mest om bits og bytes, men minst av alt handler det om TEKNOLOGI.
Forskning viser at en av de største utfordringene i dag er at toppledere og ledergrupper ikke har en god nok teknologiforståelse og derigjennom har manglende forståelse hva digitalisering kan gjøre for organisasjonen de leder.
Det som er like viktig som at toppledere og ledergrupper har forståelse for teknologi og digitalisering er at Human Resources, HR som skal jobbe med rekrutering av spesialister og ledere forstår dette fagfeltet.
Som jeg har beskrevet i TIPS modellen (http://www.dr-glennhole.org/the-tips-model/) så er det viktig at man har en grunnleggende strategi for virksomheter. Derigjennom må man spørre seg;
Hva er hovedmålet for en digital transformasjons prosess? For mange organisasjoner handler det om å modernisere driften; effektivisere den. For andre skal bruk av digital teknologi transformere deres samhandling med kunder for å øke omsetningen.
Felles for de begge er at den skal underbygge og støtte organisasjonens overordnede strategiske mål. I denne sammenheng er ikke teknologi noe annet enn et virkemiddel. Teknologi fører ikke til transformasjon! Teknologi er kun det første steget på en lengre vei mot transformasjon som skal skape større konkurransekraft for organisasjonen.
Uten å forstå betydningen av digitalisering og bruken av teknologi, vil det være vanskelig for de som skal rekruttere og finne de rette lederne, fagfolk og spesialister til nettopp dette arbeidet. Det hjelper lite at IT-avdelingen gir HR-avdelingen en beskrivelse av hva slags kvalifikasjoner de ser etter, dersom HR-avdelingen ikke forstår hva digitalisering er, og hvordan teknologien kan benyttes for å effektivisere arbeidsprosessene i en organisasjon.
Som nevnt i overskriften er teknologi- og digitalisering mye mer enn bits og bytes og handler faktisk minst av alt om TEKNOLOGI.
For å forstå digitalisering må man forstå at teknologien bidrar til hvordan informasjon skapes, lagres, hentes, og overføres. Digitalisering har allerede forvandlet hvordan dagens konsernlederfunksjoner er bygd opp, og endringene fortsetter via nye ERP systemer.
Jeg har før beskrevet hvordan vi digitaliserte alt av arbeidsprosesser ved bruk av teknologi for å forbedre administrasjon av den nasjonale skolefrukt ordningen i Norge. http://www.dr-glennhole.org/top-executives-need-to-cope-with-and-understand-technology/ Via denne digitaliseringsprosessen besparte vi den offentlige norske skolen for mer enn 120.000 arbeidstimer hvert eneste halvår siden 2004. Systemet er fortsatt i bruk den dag i dag.
Tidligere har jeg ledet og jobbet med digitalisering og implementering av ny teknologi i mediesektoren av annonsesalg, for tidligere Tinde, Nabolaget, Lokalguiden. Videre har jeg jobbet med digitalisering innen transport og logistikk innen avisdistribusjon til 600.000 husstander i Norge til store bak systemer for styring og forvaltning av drosjetransport for en 1/3 av alle taxier i Norge. Videre har jeg jobbet og ledet omstillingen og digitalisering innen bank finans hvor vi standardiserte og alt av inngående og utgående faktura, og regnskapsførsel til Storebrand Bank, Gjensidige, RiksTV for å nevne noe.
Eksempel på tidligere kontinuerlig forbedringsprosesser via digitalisering.
Forståelse av Business Process Management, BPM
For å forstå hva digitalisering er og hvordan dagens teknologi kan brukes med maksimal grad av effektivitet, kreves det kunnskap og forståelse av forretningsprosesser (business process management, BPM). Gjennom digitalisering skapes det teknologiske fremskritt som gir nye muligheter, som nevnt tidligere er teknologi ikke noe annet enn et virkemiddel.
Digitaliseringen i seg selv fører ikke til noen transformasjon! Teknologi er kun første steget på en lengre vei mot en transformasjon og kontinuerlig forbedringsprosess. For at det skal bli en transformasjon i organisasjonen, avhenger dette av den kunnskap og forståelse som finnes internt i organisasjonen.
For å kunne lykkes med digitalisering må man forstå hvordan teknologien samspiller med organisasjonens forretningsprosesser, sist men ikke minst hvordan prosessene fungerer og er bygd opp. Jeg vil hevde at en av hovedgrunnene til at flere store kontinuerlig forbedringsprosesser og IT-implementeringer mislykkes er på grunn av mangel på forståelse av både teknologi og sist men ikke minst hvordan organisasjonenes forretningsprosesser bygd opp.
Videre vil jeg hevde at det er et must at det finnes forståelse for BPM og hvordan forretningsprosesser samspiller gjennom en digitaliseringsprosess. Kun gjennom dette kan man få fokus på forretningsprosesser, forståelse og håndtering av drift, informasjonssystemer, og ledelse / beslutningsprosesser i moderne organisasjoner.
Samspillet mellom forretningsprosessene og ERP systemet
Dagens enterprise systemer, ERP er i dag en integrert del av en organisasjons programvaresystem. Dette bidrar til hvordan informasjonsflyten skjer i organisasjonen, dvs. hvordan informasjonsbehandlingssystemene og alle relaterte inngående og utgående data samhandler. Data deles på tvers av systemer for å støtte drift og forvaltning av organisasjonen. Moduler innenfor disse systemene er oppkalt etter de funksjonene som de støtter og inkluderer logistikk (salg og distribusjon, innkjøp, lagerstyring), regnskap (finansregnskap, stats, kontrollerende), produksjon (planlegging og planlegging, kostnadsregnskap, kapasitetsplanlegging), og menneskelige ressurser (lønn, ansatt sporing, skatt, compliance) etc..
Det å jobbe med kontinuerlig forbedring og hvordan drive digitaliseringsarbeid krever at de som skal lede dette arbeidet faktisk forstår hvordan forretningsprosessene i en organisasjon fungerer og er bygd opp. Ikke rent sjelden må ofte forretningsprosessene endres i forbindelse med kontinuerlig forbedringsarbeid mellom organisasjonen og dens kunder. Dette skjer ofte ved at ny teknologi bidrar til endrede kundeadferd. Eksempelvis så kan vi se hvordan dagens smarttelefoner får en stadig større rolle i folks liv. Til og med kirken har tatt i bruk nt teknologi, tidligere ga man kollekt når man var i kirken på søndager, men hvem har kontakter i dag? Nå kan man bruke MCash eller VIPS i kirken for å gi kollekt
Igjen kommer da forståelse for hva digitalisering gjør og hvordan teknologien kan benyttes. I det man skal endre en forretningsprosess må man forstå hvordan organisasjonens ERP systemer er bygd opp og hvordan man skal konfigurere dette for å få digitaliseringen til å henge sammen med de nye forretningsprosessene.
En stor del av dette arbeidet er faktisk å konfigurere ERP systemet slik at det er tilpasset de forretningsprosesser som er i organisasjonen. Konsulenter, forretningsprosesseiere, brukere av systemet må ha en forståelse for dette, dersom de mangler denne kunnskapen vil implementeringen feile, og min påstand er at dette er en av hoved bakgrunnen til at flere større digitaliserings- og IT implementeringer feiler.
E-business er anvendelsen av elektroniske nettverk (inkludert Internett) til å gjennomføre forretningsprosesser mellom enkeltpersoner og organisasjoner. Disse prosessene inkluderer samhandling mellom back-office prosesser (interne prosesser som distribusjon, produksjon og regnskap) og front-office prosesser (eksterne prosesser slik som de som kobler en organisasjon til sine kunder og leverandører). Elektroniske nettverk omfatter Internett og elektronisk datautveksling (EDI) akkurat det vi bygde opp rundt den Nasjonale skolefrukt ordningen http://www.dr-glennhole.org/technology/ .
Forståelsen av forretningsprosesser (Business Process Management) og digitalisering og bruk av teknologi er som en hånd i en hanske. For å kunne lykkes med digitalisering og bruk av ny teknologi krever dette en klar forståelse av prosessene som vil bli automatisert, og det er her bruken av teknologien kommer inn som ett virkemiddel, blant annet beskrevet i min TIPS modell http://www.dr-glennhole.org/the-tips-model/ . Jeg mener at hvis du ikke forstår en organisasjons grunnleggende forretnings prosesser vil man heller ikke ha forståelse for hvordan forretningsprosessene skal kunne automatiseres, ergo så vil du ha store problemer med å forstå hvordan teknologi kan benyttes som et støtteverktøy for å oppnå konkurransekraft for din organisasjon.
Digitalisering betyr bruk av ny teknologi og sist men ikke minst endringsledelse
Digitalisering betyr bruk av ny teknologi og sist men ikke minst endringsledelse, og for å lykkes med digitalisering må de som skal lede prosessen forstå forretningsprosessene og evne å sette digitalisering inn i en strategisk kontekst. Videre må de være gode endringsledere. Alle vill ha endring men ingen vil starte med seg selv, og de færreste liker endring spesielt godt, derfor er det viktig å ha gode endringsledere som kan bidra til å bygge en kontinuerlig forbedringskultur internt i organisasjonen. Det å bygge en kontinuerlig forbedringskultur og drive med endringsledelse er ingen engangsøvelse når det kommer til digitaliseringsprosesser.
Sannsynligheten for å feile er definitivt der og derfor er det viktig å ha ledere og medarbeidere som forstår forretningsprosesser og hvordan dette samspiller med teknologi. Når det er sagt så er det garantert at man vil feil før eller siden, og det er derfor viktig å ha en aksept for å feile, samt en god prosess for å lære av både egne og andres feil. Jeg bruker å si det nest beste man kan gjøre er å gjøre feil, det verste er å ikke gjøre noe og bli akterutseilt. (https://glennhole.wordpress.com/2015/12/23/hva-er-det-nest-beste-vi-kan-gjore-a-gjore-en-feil/)